Innovative anskaffelser krever mot

Tør du å bestille løsningen på et behov, uten at løsningen er gitt, så kan du få en positiv overraskelse. – Vi fikk noe annet enn det vi trodde vi skulle ha, men så langt er vi veldig fornøyd.

Det fortalte Bjørn Erik Sørli som er virksomhetsleder for helse og omsorg i Gjerdrum kommune, da han møtte deltakerne på SOLs Læringsarena for innovative anskaffelser, i Kunnskapsbyens Hus mandag 13. februar.
Virksomhetslederen har hatt en bratt læringskurve om velferdsteknologi. Etter å ha vært gjennom en heftig læringsprosess med anskaffelse og implementering av digital plattform, digitale trygghetsalarmer og elektroniske dørlåser, lar han seg ikke imponere like lett som før.
– For et års tid siden var nesten all velferdsteknologi interessant, nå er nesten ingenting det. Jeg er blitt en krevende kunde, sier han.

Må tenke helt nytt
Gørill Horrigmoe fra Det nasjonale leverandørutviklingsprogrammet, som nå har pågått i sju år, trakk fram at innovative anskaffelser har god effekt. Arbeidsplasser skapes, innovasjon oppstår og det offentlige sparer kostnader.
I likhet med de andre innlederne på seminaret understreket hun at kommunene må bruke en funksjonell kravspesifikasjon. Gå nøye gjennom hvilke behov som skal imøtekommes, hva en ønsker å oppnå som resultat/ytelse, for så å vurdere tilbudte løsninger, i en konkurranse med forhandlinger.
De seks kommunene på Øvre Romerike, som serves med IKT-tjenester fra Digitale Gardermoen (DGI), gjorde i 2016 en innovativ anskaffelse av velferdsteknologi bestående av en ny digital plattform, mobile digitale trygghetsalarmer og elektroniske dørlåser.
Dette ble en omfattende, krevende og svært lærerik prosess. Beate Eriksen fra Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) vedgikk at det føltes litt utrygt og ikke skrive en mer spesifikk bestilling på teknologi/hva som skulle anskaffes, men både hun og kollegaene i ØRIK ble tryggere underveis i prosessen.
– Tidligere har kravspesifikasjoner vært laget for å få noe litt bedre enn det vi har i dag. Å tenke behov, ytelse og funksjon er helt annerledes, sier Eriksen.

Må ha sanntidskommunikasjon
Bjørn Erik Sørli var med i forhandlingsutvalget for anskaffelsen sammen med Beate Eriksen, Iver Olav Sunnset og Svein Sikle fra DGI. For et års tid siden synes Sørli at nesten alt av velferdsteknologi var interessant. Etter å ha vært gjennom denne innkjøpsprosessen og tatt i bruk teknologien synes han at nesten ingenting er interessant lenger. Han er blitt mye mer kravstor.
Det viktigste kravet er at ny hverdagsteknologi, som han kaller det, må snakke toveis med det de allerede har kjøpt. Forbedring og forenkling av arbeidsprosessene må vektlegges.
– Ja, det leverandørene kommer med må være digitalt kompatibelt med det systemet vi har. Alt vi kjøper inn må kunne registreres i sanntid – og dessuten ha muligheten for fjernstyring og toveiskommunikasjon, sier virksomhetslederen.
Iver Olav Sunnset og Svein Sikle fra DGI understreket at det er viktig med en god dialog med mulige leverandører. Det innebærer at fokus må være på behov, som det å ha en digital og mobil arbeidsflate, som du alltid har med deg – mye likt en nettbank vi alltid vil ha tilgjengelig.
– Denne arbeidsflaten må kommunisere med den elektroniske pasientjournalen (EPJ) slik at du slipper dobbeltarbeid, påpeker Sunnset.
Svein Sikle brukte følgende bilde for å tydeliggjøre hva det er å fokusere på behov:
– Om du trenger å ha jevnlige møter med noen som holder til i Bergen og etterspør rimelige flybilletter, så får du tilbud om rimelige flybilletter. Men om du bare holder deg til at behovet er jevnlige møter, ja da blir du kanskje tilbudt Skype for Business eller videokonferanseutstyr.

Diskusjon om vekting av pris
Alle fire i forhandlingsutvalget understreket at det har vært mye arbeid, både i forkant og underveis. En viktig modningsprosess i alle de seks kommunene lå til grunn. Underveis i prosessen har kommunikasjon mellom leverandør og innkjøpe krevd et tydelig språk. Det holder ikke bare å lese et tilbud. Utdyping, forklaring og forhandlinger må til.
Alt må dokumenteres og prosjektgruppa, som hadde deltakere fra alle kommunene, måtte involveres.
Vekting av tildelingskriterier ble også nytt og annerledes. Pris telte kun 25 prosent, kompetanse og erfaring hos leverandør 20 prosent og – det aller viktigste – funksjonalitet hele 55 prosent.
– Vi hadde mye diskusjon om det å vekte pris så lite som 25 prosent, forteller Beate Eriksen.
I første runde var det enorme prisforskjeller hos tilbyderne. Gjennom forhandlingene hvor funksjonaliteten ble nøye gjennomgått, utjevnet prisene seg.
– At det er enkelt å bruke teknologien, at konfigurering med journalsystemet er ivaretatt, at service og support er avklart og at det er tydelig hva som ligger i pakka er det aller viktigste, sier hun.
De fire i forhandlingsutvalget understreker også viktigheten av at leverandøren må bli en samarbeidspartner. Teknologiutviklingen går nemlig mye fortere enn tjenesteutviklingen.

Presentasjoner fra læringsarenaen for innovative innkjøp av velferdsteknolog 13. februar 2017:

Innovative anskaffelser, av Iver Olav Sunnset, Bjørn Erik Sørli, Beate Eriksen og Svein Sikle

Om å spå om framtida, av Iver Olav Sunnset.